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FAQ

Administrator User Guide / Mode d’emploi pour les administrateurs

Introduction

This is the guide for the administrative functions of the member area. If you don’t find what you are looking for, don’t hesitate to contact the MGF Information Manager.

The instructions for each of these functions can also be found by clicking ‘Help’ on the page concerned.

Introduction

Ceci est le mode d’emploi pour les fonctions administratives de la gestion de l’information des membres. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, n’hésitez pas à contacter le responsable d’information MGF .

Les instructions pour chacune de ces fonctions peuvent également être trouvées en cliquant sur “Aide” sur la page concernée.

Add new member

Use this page to sign up members who have provided their details on paper rather than using the online form. Required information items are indicated by a red asterisk. The system will assign the member a password. Fill in the form and click ‘Submit’.

Assuming that there are no validation errors, you will see a pop-up box announcing that the addition has been successful. You will then have the option to enter another new member or to return to the Member Area home page. A confirmatory email with username and password will be sent to the new member and an information email will be sent to the Event Coordinators and the Secretary.

To return to the Member Area home page, click ‘Return’.

Ajouter un membre

Utilisez cette page pour enregistrer les membres qui nous ont fourni leurs informations sur papier au lieu d’employer le formulaire en ligne. Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque rouge. Le système attribuera au membre un mot de passe. Remplissez le formulaire et cliquez sur ‘Soumettre’.

En supposant qu’il n’y ait pas d’erreurs de validation, vous verrez une fenêtre contextuelle annonçant que l’ajout a été effectué avec succès. Vous aurez alors la possibilité d’entrer un autre nouveau membre ou de retourner à la page d’accueil de l’espace des adhérents. Un mail de confirmation avec son nom d’utilisateur et son mot de passe sera envoyé au nouveau membre et un main d’information sera envoyé aux coordinateurs d’événements et à la Secrétaire.

Pour revenir à la page d’accueil de l’espace membre, cliquez sur “Retour”.

View List of Members

This page displays a list of all members of MGF, including former members (these have their name struck through). The list shows the following information: name, post code, town, preferred language, date of joining and year of subscription expiry. Click the member name to send them an email.

To the left of the name are two links: ‘Renew’, and ‘View’. Clicking these links allows you to renew the member’s subscription or view all of their information and change it. Details of how to use these functions are on the pages concerned.

When first displayed, the list is in ascending alphabetical order of last name but it can also be arranged differently by clicking the buttons at the top of the page. Available additional sequences are: post code, join date and subscription expiry year. There is also a button allowing you to reverse the displayed sequence. Select the desired sort sequence and click ‘Submit’.

To return to the Member Area home page, click ‘Return’.

Visualiser la list des membres

Cette page affiche la liste de tous les membres de MGF, y compris les anciens membres (leur nom est barré). La liste contient les informations suivantes : nom, code postal, ville, langue préférée, date d’adhésion et année d’expiration de leur adhérence. Cliquez sur le nom du membre pour lui envoyer un mail.

À gauche du nom du membre, il y a deux liens : Renew” et “View”. Cliquer sur ces liens vous permet de renouveler l’abonnement du membre ou de voir toutes ses informations et de les modifier. Les détails de l’utilisation de ces fonctions sont sur les pages concernées.

Lors de son premier affichage, la liste est classée par ordre alphabétique croissant des noms de famille, mais elle peut également être disposée différemment en cliquant sur les boutons en haut de la page. Les séquences supplémentaires disponibles sont : le code postal, la date d’adhésion et l’année d’expiration de l’adhésion. Un bouton vous permet également d’inverser la séquence affichée. Sélectionnez la séquence de tri souhaitée et cliquez sur “Soumettre”.

Pour revenir à la page d’accueil de l’espace membre, cliquez sur “Retour”.

Treasury Functions

This page displays the details of new or renewing members whose subscription payment has not yet been processed. It displays: name, post code, town, preferred language, member join date and the subscription expiry year (once payment has been received). New members are indicated as such after their name. Click on the member’s name to send them an email. To process a payment, click ‘Submit’.

Clicking ‘Submit’ will begin the payment process. First a pop-up box will ask you to confirm that you wish to process the payment of the person concerned (‘Process xxxxxx ?’). Click ‘OK’ to continue the process or click ‘Cancel’ to return to the list.

After clicking the link, the member’s status will be set to ‘Good standing’. The member will receive an email indicating that payment has been received and an information email to that effect will be sent to the Event Coordinators and the Secretary.

Show Payments: At the top of the page is a button ‘Show payments’. Click this to see a list of payments received (most recent first). The list shows: date of payment process, the name and number of the member, and the amount received and the year to which the payment applies (three year payments are broken into the years to which they apply). Click ‘Close’ to return to the list.

To return to the Member Area home page, click ‘Return’.

Trésorier

Cette page affiche des informations concernant les membres (nouveaux ou qui ont renouvelé leur adhésion) dont la cotisation n’a pas été encore traitée. Elle affiche : nom, code postal, ville, langue préférée, date d’adhésion et nouvelle date d’échéance d’adhésion (une fois la cotisation reçue). Les nouveaux membres sont indiqués comme tels après leur nom. Cliquez sur le nom d’un membre pour envoyer un mail au membre. Pour traiter un paiement, cliquez sur “Soumettre”.

Commencez le traitement du paiement en cliquant ‘Soumettre’. Tout d’abord, une fenêtre contextuelle vous demandera de confirmer que vous voulez traiter le paiement de la personne sélectionnée (‘Traitez xxxxxx ?’). Cliquez sur ‘OK’ pour continuer ou cliquez sur ‘Cancel’ pour revenir à la liste des paiements.

Après avoir cliqué sur le lien, l’état du membre sera modifié en ‘Adhésion en règle’. Le membre recevra un mail lui informant que son paiement a été reçu ainsi qu’un mail ‘pour mémoire’ aux Coordinateurs d’évènements et à la Secrétaire.

Afficher paiements: En haut de page se trouve un bouton ‘Afficher paiements’. Cliquez pour afficher une liste de paiements reçus (le plus récent en tête). La liste affiche: date du traitement du paiement, le nom du membre ainsi que son numéro de membre, le montant reçu et l’exercice financier auquel il s’applique (les paiements de trois ans sont ventilés dans les différents exercices auxquels ils s’appliquent). Cliquez sur ‘Fermer’ pour revenir à la liste des paiements.

Pour revenir à la page d’accueil de l’espace membre, cliquez sur “Retour”.

Subscription Renewal Notices

The Renewal Process

Subscriptions run from 1 January to 31 December, although a three-month period of grace is allowed for members to renew. In mid-December, those members whose subscriptions are about to expire are sent an email to that effect and inviting them to renew. Reminders are sent to those who have not yet renewed at the beginning of February at the beginning of March. At the beginning of April, those who have still not renewed their subscription cease to be members and are informed of this by a further email.

This page is for managing the sending to members of subscription renewal notices and reminders when required.

To return to the Member Area home page, click ‘Return’.

Avis de renouvellement

La procédure de renouvellement

Les adhésions MGF s’étendent du 1er janvier jusqu’au 31 décembre; toutefois une période de grâce de trois mois est accordée afin de donner aux membres suffisamment de temps pour renouveler leur adhésion. Mi-décembre, un mail est envoyé aux membres concernés que leur adhésion arrive à échéance en les invitant à la renouveler. Pour ceux qui n’ont pas renouvelé leur adhésion, un premier rappel est envoyé début février et un deuxième rappel est envoyé début mars. Début avril, les non-renouvelants sont informés que leur adhésion est devenue caduque.

Cette page gère la procédure de l’envoi aux membres des avis de renouvellement, les rappels et les avis d’annulation d’adhésion.

Pour revenir à la page d’accueil de l’espace membre, cliquez sur “Retour”.

Broadcast

This page sends an email to all members. It provides for a message in English to be sent to English-speaking members and a French one to be sent to French-speaking ones. There is a limited amount of formatting (bold and italic), otherwise only plain text may be used. The email may include one attachment with a maximum size of 3Mb. You can have a different attachment for the English and French language versions.

Stage I: Input

Enter the English and French subjects and the English and French texts. All four fields must be present. There are some limited formatting features for the Text fields; how to use these is described on the page. There are no formatting facilities for the Subject fields. If you are including a hyperlink in a text field, it must include the ‘https://’ prefix. Click ‘Next’ to go to the next stage.

N.B. : Do not put in the text either a salutation (e.g. ‘Dear Member’) or a signature (e.g. ‘Regards, [your name]’). These will be inserted automatically.

Stage II: Revision

This page displays what you have entered in the previous stage with any formatting applied. If you wish to make changes, click ‘Edit’ to return to Stage I.

If you wish to add an attachment to your message, click ‘Attachment’ to go to Stage III. If you have previously added an attachment to your message, the name of the file concerned will be shown underneath the text. If you wish to change the attachment, click ‘Attachment’ and then choose the new file as described in the next paragraph. If you wish to remove the attachment, click ‘Attachment’ and then, on the Attachment page, click ‘Submit’ leaving the selection boxes blank.

Stage III: Attachment

You may attach one file of less than 3 MB to your message. The attachment can be different for the English and French versions of the message (although they can be the same). Click or drag a file into the appropriate area and click ‘Submit’. This will return you to Stage II where you can make more changes or send the message.

Stage IV: Transmission

When you have made all the necessary inputs and selected your files for attachment, click ‘Send’ and your message will be sent. A new page will be opened which will show you whether or not your message has been successfully transmitted. If there was a problem with the transmission, an error message will be displayed. You should note the content of this message and contact the Website Manager for advice.

If you wish to send another message, click ‘New message’ to return to Stage I; otherwise click ‘Return to member area’ to go back to the Member Area dashboard.

To see the delivery statistics of your message, select ‘Broadcast message results’ in the Member Area dashboard’.

Click anywhere in this box to close it.

Toutes-boîtes

Cette page envoie un mail à tous les membres. Elle prévoit l’envoi d’un message en anglais aux membres anglophones et d’un message en français aux membres francophones. La mise en forme est limitée (gras et italique), sinon seul du texte simple peut être utilisé. Le mail peut inclure une pièce jointe d’une taille maximale de 3Mb. Vous pouvez avoir une pièce jointe différente pour les versions anglaise et française.

Étape I : Saisie

Saisissez les sujets anglais et français et les textes anglais et français. Les quatre champs doivent être présents. Il existe des possibilités de formatage limitées pour les champs Texte ; la façon de les utiliser est décrite sur la page. Il n’y a pas de possibilités de formatage pour les champs Sujet. Si vous insérez un lien hypertexte dans un champ de texte, il doit comporter le préfixe “https://”. Cliquez sur “Suivant” pour passer à l’étape suivante.

N.B. : N’insérez pas dans le texte une salutation (par exemple “Cher membre”) ou une signature (par exemple “Salutations, [votre nom]”). Ces éléments seront insérés automatiquement.

Étape II : Révision

Cette page affiche ce que vous avez saisi à l’étape précédente, avec le formatage appliqué. Si vous souhaitez apporter des modifications, cliquez sur “Modifier” pour revenir à la première étape.

Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe à votre message, cliquez sur “Pièce jointe” pour passer à l’étape III. Si vous avez déjà ajouté une pièce jointe à votre message, le nom du fichier concerné s’affiche sous le texte. Si vous souhaitez modifier la pièce jointe, cliquez sur “Pièce jointe”, puis choisissez le nouveau fichier comme décrit dans le paragraphe suivant. Si vous souhaitez supprimer la pièce jointe, cliquez sur “Pièce jointe”, puis, sur la page “Pièce jointe”, cliquez sur “Soumettre” en laissant les cases de sélection vides.

Étape III : Pièce jointe

Vous pouvez joindre un fichier de moins de 3 Mo à votre message. La pièce jointe peut être différente pour les versions anglaise et française du message (mais elle peut être identique). Cliquez ou faites glisser un fichier dans la zone appropriée et cliquez sur “Soumettre”. Vous retournerez alors à l’étape II, où vous pourrez apporter d’autres modifications ou envoyer le message.

Étape IV : Transmission

Lorsque vous avez effectué toutes les saisies nécessaires et sélectionné vos fichiers à joindre, cliquez sur “Transmettre” et votre message sera envoyé. Une nouvelle page s’ouvre et vous indique si votre message a été transmis avec succès ou non. S’il y a eu un problème de transmission, un message d’erreur s’affiche. Vous devez prendre note du contenu de ce message et contacter le gestionnaire du site internet pour obtenir des conseils.

Si vous souhaitez envoyer un autre message, cliquez sur “Nouveau message” pour revenir à l’étape I ; sinon, cliquez sur “Retour à l’espace membre” pour revenir au tableau de bord de l’espace des adhérents.

Pour consulter les statistiques de distribution de votre message, sélectionnez “Toutes-boîtes: résultats” dans le tableau de bord de l’espace des adhérents.

Cliquez n’importe où dans cette boîte pour la fermer.