These byelaws are intended to cover matters not covered by the statutes of the association and should be read in conjunction with them.
1 – Members
Any person over the age of 16 may subscribe to the association. Persons who wish to become members of the association may subscribe online via the association’s website, or by filling out a membership form and sending it to the Secretary. All members upon registration must pay a subscription.
2 – Subscriptions
Subscriptions paid on or after October 1st will be valid for the following calendar year. Changes to the amount of the subscription will be presented as part of the annual budget submission at the Annual General Meeting (AGM).
3 – Member Information
Personal information supplied by members will only be used for the purposes of the association. In accordance with the relevant articles of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), members will have the right to access and rectify their personal data by contacting the Secretary or by such other means as the Management Committee (MC) shall decide.
Separately, for those members opting to be included, a Directory of Members is maintained which contains only name, town of residence and email address. This document exists solely to facilitate contact between members and is available to all, but may not be used for non-MGF or commercial purposes.
From time to time the MC may establish relationships with other plant and garden groups with similar aims. With a view to establishing reciprocal benefits, MGF member information may be made available to the organisers of such groups but may not be passed to others nor used for any other purpose.
4 – Rights of Members
All paid-up members of the Society have the right:
- to be present and to vote at the meetings of the association’s AGM;
- to vote for or be elected as members of the MC;
- to participate in all the activities of the association.
5 – Resignation from the Association
Members who have not paid their subscriptions in good time and after reminder are deemed to have resigned from the association.
6 – Communication between the Management Committee and Members
All written communication between the MC and members will be via email or other electronic means. In cases of dispute, the sender may be required to provide some evidence of transmission.
7 – Management Committee
The MC consists of a maximum of nine members.
If a member of the MC resigns during his/her term, the remaining members may appoint a member to replace him/her, subject to approval at the next AGM.
Any member of the association may be a candidate for election to the MC. Members who wish to stand for election must submit their candidacy to the Secretary at least six weeks before the AGM.
8 – Proceedings of the Management Committee
The MC is obliged to meet twice each year and may organise additional meetings as necessary. A quorum of the MC exists whenever at least three of its members are present, in person or electronically. Decisions are taken by a majority.The minutes of MC meetings shall be available to all members of the association, except in the case of any legal restraint.
9 – Annual General Meeting
The AGM approves the accounts of the previous accounting year and the budget for the following year, elects members of the MC and decides on matters concerning the interests and activities of the association.
The convocation of an AGM is notified to all members at least one month before the date for which it is set. The place, date and time and agenda must be clearly stated.
Decisions of the AGM are taken by vote. Members may vote in person, by post or electronically. A member attending the meeting may act as a proxy for up to five other members. With the exception of proposals to change the statutes or the byelaws (for which see Article 11) all decisions shall be by simple majority of votes cast. Votes taken on matters brought up under Any Other Business shall be solely indicative of the views of those present and are not binding.
10 – Financial Matters
The Treasurer is responsible for receiving all monies due to the association and for making all payments approved by the MC. He/she draws up the yearly accounts of the association and the budget for the following year. The accounting year shall begin on January 1 each year.
The Secretary and Treasurer shall each, individually, be signatories to the association’s bank account.
11 – Changes to the Statutes or Byelaws
Proposals for changes to the Statutes or Byelaws may be made by the MC, or by at least 20 or one quarter of paid-up members (whichever number is smaller). Any such proposals should be sent to the Secretary at least six weeks before the date of the AGM and will be subject to a vote at the meeting. Approval for change requires a two-thirds majority of those voting.
12 – Extraordinary Meetings
An Extraordinary General Meeting may be called by the MC, or at the request of at least 20 or one quarter of paid-up members (whichever number is smaller), who must state the reason for their request.
13 – Dissolution of the Association and Disposal of its Property
The association may be dissolved by a resolution approved at the AGM by a two-thirds majority of the votes cast, provided that the total number of votes (for and against) exceeds half the number of paid-up members. In the case of such a resolution, the AGM may choose, or ask to the MC to choose, a gardening organization to which any surplus assets should be given.
Ce règlement intérieur, proposé par le Conseil d’Administration, est destiné à fixer les différents points non prévus par les statuts de l’association, et doit être annexé à ces statuts.
1 – Membres
Toute personne âgée de plus de 16 ans peut adhérer à l’association. Les personnes qui souhaitent devenir membres de l’association peuvent s’inscrire en ligne via le site Internet de l’association, ou en remplissant un formulaire d’adhésion à envoyer au secrétariat. Tous les membres lors de leur inscription doivent payer la cotisation.
2 – Cotisation
Les cotisations versées à compter du 1er octobre seront valables pour l’année civile suivante. Les modifications apportées au montant de la cotisation par le CA seront proposées dans le cadre de la présentation du budget annuel à l’assemblée générale annuelle (AGA).
3 – Répertoire des membres
Les informations personnelles fournies par les membres seront utilisées uniquement pour les besoins de l’association. En application des articles appropriés du Règlement général sur la protection des données de l‘UE (RGPD), les membres bénéficieront d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui les concernent en s’adressant au secrétariat ou par d’autres moyens selon décision du Conseil d’Administration (CA).
Par ailleurs, pour les membres qui le souhaitent, il sera créé un répertoire qui ne contiendra que le nom, ville de résidence et adresse e-mail. Ce document servira à faciliter le contact entre les membres et sera accessible à tous, mais ne pourra être utilisé à des fins commerciales ou non-MGF.
De temps en temps, le CA pourrait établir des relations avec d’autres groupes partageant les mêmes buts que MGF. Afin de profiter d’avantages réciproques, des informations concernant les membres de MGF pourront être mises à la disposition des organisateurs de ces groupes mais ne pourront pas être transmises à autrui, ni utilisées à d’autres fins.
4 – Droits des membres
Tous les membres à jour de leur cotisation ont le droit :
- d’être présents et de voter aux réunions de l’assemblée générale de l’association;
- de se présenter à l’élection des membres du CA;
- de participer à toutes les activités de l’association.
5 – Démission
Les membres, après rappel, qui n’ont pas payé leurs cotisations en temps utile sont considérés avoir démissionné de l’association.
6 – Communication entre le Conseil d’Administration et les membres
Toute communication écrite entre le CA et les membres se fera par e-mail ou par d’autres moyens électroniques. En cas de litige, l’expéditeur pourra être tenu de fournir une preuve de la transmission.
7 – Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration est composé de 9 membres au maximum.
Si un membre du CA démissionne en cours de mandat, les membres restants peuvent nommer un membre pour le remplacer, sous réserve d’approbation lors de la prochaine assemblée Générale.
Tout membre de l’association peut être candidat à l’élection du CA. Les membres qui souhaitent se présenter aux élections doivent soumettre leur candidature au secrétariat au moins six semaines avant l’assemblée générale annuelle.
8 – Déroulement du Conseil d’Administration
Le conseil d’administration se réunira au moins deux fois par an, et plus si nécessaire. Le quorum des membres du CA sera atteint lorsque trois membres au moins seront présents, en personne ou par voie électronique.
Les procès-verbaux des réunions du CA seront disponibles à tous les membres de l’association, sauf dans le cas de toute contrainte légale.
9 – Assemblée générale annuelle
L’assemblée générale annuelle approuve les comptes de l’exercice précédent et le budget pour l’année suivante, élit les membres du CA et prend les décisions nécessaires quant aux intérêts et activités de l’association.
La convocation d’une assemblée générale est notifiée à tous les membres au moins un mois avant la date à laquelle elle est fixée. Le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour doivent être clairement indiqués.
Les décisions de l’assemblée générale sont prises par vote. Les membres peuvent voter en personne, par voie postale ou par voie électronique. Chaque membre présent à l’assemblée générale peut présenter jusqu’à 5 procurations de vote. Toutes les décisions sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés, sauf pour les votes concernant les modifications des statuts et du règlement intérieur (voir chapitre 11). Les questions soulevées dans “Les Questions diverses” le jour de l’assemblée générale sont uniquement indicatives et ne peuvent pas faire l’objet de décisions.
10 – Questions financières
Le Trésorier est chargé de recevoir toutes les sommes dues à l’association et d’effectuer tous les paiements approuvés par le CA. Il établit les comptes annuels de l’association et prépare le budget de l’année suivante conformément aux projets prévus. L’exercice comptable commence le 1er janvier de chaque année.
Le Secrétaire et le Trésorier ont chacun individuellement accès au compte bancaire, et sont habilités à signer les chèques.
11 – Modifications aux statuts ou au règlement intérieur.
Les modifications apportées aux statuts ou au règlement intérieur peuvent être proposées par le CA, ou par au moins 20 membres ou un quart des membres en règle (le chiffre plus petit étant pris en compte). Toutes les propositions doivent être envoyées au Secrétariat au moins six semaines avant la date de l’assemblée générale annuelle et feront l’objet d’un vote lors de la réunion. L’approbation de toute modification doit être adoptée à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés.
12 – Réunions extraordinaires
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le CA, ou à la demande d’au moins 20 membres ou un quart des membres en règle (le chiffre plus petit étant pris en compte), qui doivent indiquer le motif de leur demande.
13 – Dissolution de l’association et liquidation de ses biens
L’association peut être dissoute par une résolution adoptée par l’Assemblée générale à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés, à condition que le nombre total de votes (pour et contre) dépasse la moitié du nombre de membres en règle. Dans le cas d’une telle résolution, l’assemblée générale peut choisir, ou demander au CA de choisir, une organisation de jardinage à laquelle l’excédent d’actif devra être donné.
