Mediterranean Gardening France

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Guidelines for Administrators / Directives pour les administrateurs

These documents set out guidelines and instructions for MGF committee members and officers. They will be updated from time to time and new topics may be added. The documents are kept here for ease of reference but can be easily downloaded or printed.

Ces documents présentent des directives et des instructions à la disposition des membres du Conseil d’Administration et des responsables de la MGF. Ils seront mis à jour de temps en temps et de nouveaux sujets pourront être ajoutés. Les documents sont conservés ici pour faciliter leur consultation, mais ils peuvent être facilement téléchargés ou imprimés.

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Administrator User Guide / Mode d’emploi pour les administrateurs

Introduction

This is the guide for the administrative functions of the member area. If you don’t find what you are looking for, don’t hesitate to contact the MGF Website Manager.

The instructions for each of these functions can also be found by clicking ‘Help’ on the page concerned.

Introduction

Ceci est le mode d’emploi pour les fonctions administratives de la gestion de l’information des membres. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, n’hésitez pas à contacter le Gestionnaire du site internet.

Les instructions pour chacune de ces fonctions peuvent également être trouvées en cliquant sur “Aide” sur la page concernée.

Add new member

Use this page to sign up members who have provided their details on paper rather than using the online form. Required information items are indicated by a red asterisk. The system will assign the member a password. Fill in the form and click ‘Submit’.

Assuming that there are no validation errors, you will see a pop-up box announcing that the addition has been successful. You will then have the option to enter another new member or to return to the Member Area home page. A confirmatory email with username and password will be sent to the new member and an information email will be sent to the Event Coordinators, the Secretary and the Membership Secretary.

To return to the Member Area home page, click ‘Return’.

Ajouter un membre

Utilisez cette page pour enregistrer les membres qui nous ont fourni leurs informations sur papier au lieu d’employer le formulaire en ligne. Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque rouge. Le système attribuera au membre un mot de passe. Remplissez le formulaire et cliquez sur ‘Soumettre’.

En supposant qu’il n’y ait pas d’erreurs de validation, vous verrez une fenêtre contextuelle annonçant que l’ajout a été effectué avec succès. Vous aurez alors la possibilité d’entrer un autre nouveau membre ou de retourner à la page d’accueil de l’espace des adhérents. Un mail de confirmation avec son nom d’utilisateur et son mot de passe sera envoyé au nouveau membre et un main d’information sera envoyé aux coordinateurs d’événements, la Secrétaire et le membre chargé des adhésions.

Pour revenir à la page d’accueil de l’espace membre, cliquez sur “Retour”.

View List of Members

This page displays a list of all members of MGF. The list shows the following information: name, post code, town, preferred language, date of joining and year of subscription expiry. Click the member name to send them an email.

To the left of the name is a link: ‘View’. Clicking this link allows you to view all of a member’s information and change it. Details of how to use this function is on the pages concerned.

When first displayed, the list is in ascending alphabetical order of last name but it can also be arranged differently by clicking the buttons at the top of the page. Available additional sequences are: post code, join date and subscription expiry year. There is also a button allowing you to reverse the displayed sequence. Select the desired sort sequence and click ‘Submit’.

To return to the Member Area home page, click ‘Return’.

Visualiser la list des membres

Cette page affiche la liste de tous les membres de MGF. La liste contient les informations suivantes : nom, code postal, ville, langue préférée, date d’adhésion et année d’expiration de leur adhérence. Cliquez sur le nom du membre pour lui envoyer un mail.

À gauche du nom du membre, il y a un lien : “Afficher”. Cliquer sur ce lien vous permet de voir toutes les informations d’un membre et de les modifier. Les détails de l’utilisation de cette fonctions est sur la page concernée.

Lors de son premier affichage, la liste est classée par ordre alphabétique croissant des noms de famille, mais elle peut également être disposée différemment en cliquant sur les boutons en haut de la page. Les séquences supplémentaires disponibles sont : le code postal, la date d’adhésion et l’année d’expiration de l’adhésion. Un bouton vous permet également d’inverser la séquence affichée. Sélectionnez la séquence de tri souhaitée et cliquez sur “Soumettre”.

Pour revenir à la page d’accueil de l’espace membre, cliquez sur “Retour”.

Treasury Functions

This page displays the details of new members or members whose subscription has expired and whose payment has not yet been processed. It displays: name, post code, town, preferred language, member join date and the subscription expiry year (once payment has been received). New members are indicated as such after their name. Click on the member’s name to send them an email. To process a payment, click ‘Submit’.

Clicking ‘Submit’ will begin the payment process. First a pop-up box will ask you to confirm that you wish to process the payment of the person concerned (‘Process xxxxxx ?’). Click ‘OK’ to continue the process or click ‘Cancel’ to return to the list.

After clicking the link, the member’s status will be set to ‘Good standing’. The member will receive an email indicating that payment has been received. For new members, an information email will also will be sent to the Event Coordinators, the Secretary and the Membership Secretary.

Show Payments: At the top of the page is a button ‘Show payments’. Click this to see a list of payments received (most recent first). The list shows: date of payment process, the name and number of the member, and the amount received and the year to which the payment applies (three year payments are broken into the years to which they apply). Click ‘Close’ to return to the list.

To return to the Member Area home page, click ‘Return’.

Trésorier

Cette page affiche les détails des nouveaux membres ou des membres dont l’abonnement a expiré et dont le paiement n’a pas encore été traité. Elle affiche : nom, code postal, ville, langue préférée, date d’adhésion et nouvelle date d’échéance d’adhésion (une fois la cotisation reçue). Les nouveaux membres sont indiqués comme tels après leur nom. Cliquez sur le nom d’un membre pour envoyer un mail au membre. Pour traiter un paiement, cliquez sur “Soumettre”.

Commencez le traitement du paiement en cliquant ‘Soumettre’. Tout d’abord, une fenêtre contextuelle vous demandera de confirmer que vous voulez traiter le paiement de la personne sélectionnée (‘Traitez xxxxxx ?’). Cliquez sur ‘OK’ pour continuer ou cliquez sur ‘Cancel’ pour revenir à la liste des paiements.

Après avoir cliqué sur le lien, l’état du membre sera modifié en ‘Adhésion en règle’. Le membre recevra un mail lui informant que son paiement a été reçu. Pour les nouveaux adhérents, un mail d’information sera également envoyé aux coordinateurs d’événements, à la Secrétaire et à la Secrétaire des adhésions.

Afficher paiements: En haut de page se trouve un bouton ‘Afficher paiements’. Cliquez pour afficher une liste de paiements reçus (le plus récent en tête). La liste affiche: date du traitement du paiement, le nom du membre ainsi que son numéro de membre, le montant reçu et l’exercice financier auquel il s’applique (les paiements de trois ans sont ventilés dans les différents exercices auxquels ils s’appliquent). Cliquez sur ‘Fermer’ pour revenir à la liste des paiements.

Pour revenir à la page d’accueil de l’espace membre, cliquez sur “Retour”.

Subscription Renewal Notices

The Renewal Process

Subscriptions run from 1 January to 31 December, although a three-month period of grace is allowed for members to renew. At the beginning of January, those members whose subscriptions have expired are sent an email to that effect and inviting them to renew. Reminders are sent to those who have not yet renewed at the beginning of February at the beginning of March. At the beginning of April, those who have still not renewed their subscription cease to be members.

This page is for managing the sending to members of subscription renewal notices and reminders when required. For detailed instructions, see the page itself.

To return to the Member Area home page, click ‘Return’.

Avis de renouvellement

La procédure de renouvellement

Les adhésions MGF s’étendent du 1er janvier jusqu’au 31 décembre; toutefois une période de grâce de trois mois est accordée afin de donner aux membres suffisamment de temps pour renouveler leur adhésion. Début janvier, un mail est envoyé aux membres concernés que leur adhésion est arrivée à échéance en les invitant à la renouveler. Pour ceux qui n’ont pas renouvelé leur adhésion, un premier rappel est envoyé début février et un deuxième rappel est envoyé début mars. Début avril, l’adhésion des non-renouvelants est devenue caduque.

Cette page gère la procédure de l’envoi aux membres des avis de renouvellement, les rappels et les avis d’annulation d’adhésion. Pour des instructions détaillées, voir la page elle-même.

Pour revenir à la page d’accueil de l’espace membre, cliquez sur “Retour”.

Broadcast

This page sends an email to all members. It provides for a message in English to be sent to English-speaking members and a French one to be sent to French-speaking ones. There is a limited amount of formatting (bold and italic), otherwise only plain text may be used. The email may include one attachment with a maximum size of 3Mb. You can have a different attachment for the English and French language versions.

Stage I: Input

Enter the English and French subjects and the English and French texts. All four fields must be present. There are some limited formatting features for the Text fields; how to use these is described on the page. There are no formatting facilities for the Subject fields. If you are including a hyperlink in a text field, it must include the ‘https://’ prefix. Click ‘Next’ to go to the next stage.

N.B. : Do not put in the text either a salutation (e.g. ‘Dear Member’) or a signature (e.g. ‘Regards, [your name]’). These will be inserted automatically.

Stage II: Revision

This page displays what you have entered in the previous stage with any formatting applied. If you wish to make changes, click ‘Edit’ to return to Stage I.

If you wish to add an attachment to your message, click ‘Attachment’ to go to Stage III. If you have previously added an attachment to your message, the name of the file concerned will be shown underneath the text. If you wish to change the attachment, click ‘Attachment’ and then choose the new file as described in the next paragraph. If you wish to remove the attachment, click ‘Attachment’ and then, on the Attachment page, click ‘Submit’ leaving the selection boxes blank.

Stage III: Attachment

You may attach one file of less than 3 MB to your message. The attachment can be different for the English and French versions of the message (although they can be the same). The file name of the attachment must not contain spaces. Click or drag a file into the appropriate area and click ‘Submit’. This will return you to Stage II where you can make more changes or send the message.

Stage IV: Transmission

When you have made all the necessary inputs and selected your files for attachment, click ‘Send’ and your message will be sent. A new page will be opened which will show you whether or not your message has been successfully transmitted. If there was a problem with the transmission, an error message will be displayed. You should note the content of this message and contact the Website Manager for advice.

If you wish to send another message, click ‘New message’ to return to Stage I; otherwise click ‘Return to member area’ to go back to the Member Area dashboard.

To see the delivery statistics and content of your message, select ‘Broadcast message results’ in the Member Area dashboard’.

Toutes-boîtes

Cette page envoie un mail à tous les membres. Elle prévoit l’envoi d’un message en anglais aux membres anglophones et d’un message en français aux membres francophones. La mise en forme est limitée (gras et italique), sinon seul du texte simple peut être utilisé. Le mail peut inclure une pièce jointe d’une taille maximale de 3Mb. Vous pouvez avoir une pièce jointe différente pour les versions anglaise et française.

Étape I : Saisie

Saisissez les sujets anglais et français et les textes anglais et français. Les quatre champs doivent être présents. Il existe des possibilités de formatage limitées pour les champs Texte ; la façon de les utiliser est décrite sur la page. Il n’y a pas de possibilités de formatage pour les champs Sujet. Si vous insérez un lien hypertexte dans un champ de texte, il doit comporter le préfixe “https://”. Cliquez sur “Suivant” pour passer à l’étape suivante.

N.B. : N’insérez pas dans le texte une salutation (par exemple “Cher membre”) ou une signature (par exemple “Salutations, [votre nom]”). Ces éléments seront insérés automatiquement.

Étape II : Révision

Cette page affiche ce que vous avez saisi à l’étape précédente, avec le formatage appliqué. Si vous souhaitez apporter des modifications, cliquez sur “Modifier” pour revenir à la première étape.

Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe à votre message, cliquez sur “Pièce jointe” pour passer à l’étape III. Si vous avez déjà ajouté une pièce jointe à votre message, le nom du fichier concerné s’affiche sous le texte. Si vous souhaitez modifier la pièce jointe, cliquez sur “Pièce jointe”, puis choisissez le nouveau fichier comme décrit dans le paragraphe suivant. Si vous souhaitez supprimer la pièce jointe, cliquez sur “Pièce jointe”, puis, sur la page “Pièce jointe”, cliquez sur “Soumettre” en laissant les cases de sélection vides.

Étape III : Pièce jointe

Vous pouvez joindre un fichier de moins de 3 Mo à votre message. La pièce jointe peut être différente pour les versions anglaise et française du message (mais elle peut être identique). Le nom de la pièce jointe ne doit pas contenir d’espaces.Cliquez ou faites glisser un fichier dans la zone appropriée et cliquez sur “Soumettre”. Vous retournerez alors à l’étape II, où vous pourrez apporter d’autres modifications ou envoyer le message.

Étape IV : Transmission

Lorsque vous avez effectué toutes les saisies nécessaires et sélectionné vos fichiers à joindre, cliquez sur “Transmettre” et votre message sera envoyé. Une nouvelle page s’ouvre et vous indique si votre message a été transmis avec succès ou non. S’il y a eu un problème de transmission, un message d’erreur s’affiche. Vous devez prendre note du contenu de ce message et contacter le gestionnaire du site internet pour obtenir des conseils.

Si vous souhaitez envoyer un autre message, cliquez sur “Nouveau message” pour revenir à l’étape I ; sinon, cliquez sur “Retour à l’espace membre” pour revenir au tableau de bord de l’espace des adhérents.

Pour consulter les statistiques de distribution de votre message, ainsi que son texte, sélectionnez “Toutes-boîtes: résultats” dans le tableau de bord de l’espace des adhérents.

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Reset your password / Réinitialiser votre mot de passe

IMPORTANT: If your incoming email is protected by MailScanner, the link in the email that you will receive may be preceded by the warning:

MailScanner has detected a possible fraud attempt from “dfccdbf.r.af.d.sendibt2.com” claiming to be

The text of this warning should be exactly as shown above and the text that follows the warning should begin:

https://mediterraneangardening.fr/reset-your-password-reinitialiser-votre-mot-de-passe

If this is the case, there is nothing to worry about and you may carry on with resetting your password. If you have any doubts, then please contact the Membership Secretary.

IMPORTANT : Si votre boîte mail est protégée par MailScanner, le lien dans le mail que vous recevrez peut être précédé de l’avertissement :

MailScanner has detected a possible fraud attempt from “dfccdbf.r.af.d.sendibt2.com” claiming to be

Le texte de cet avertissement doit être exactement comme indiqué ci-dessus et le texte qui suit l’avertissement doit commencer par :

https://mediterraneangardening.fr/reset-your- password-reinitialiser-votre-mot-de-passe

Si c’est le cas, il n’y a pas lieu de s’inquiéter et vous pouvez continuer à réinitialiser votre mot de passe. Si vous avez des doutes, veuillez contacter la Secrétaire des adhésions.

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Your Profile / Votre profil

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Member Area User Guide / Guide d’utilisation de l’espace des adhérents

Introduction

The MGF member area is your way to communicate with the management and members of the Association.

You can use it to view and change your personal information, find and contact other members, and view administrative documents such the minutes of official meetings.

This guide is here to help you use the system but if you don’t find what you are looking for, don’t hesitate to contact the MGF Website Manager.

The instructions for each of these functions can also be found by clicking ‘Help’ on the page concerned.

Introduction

L’espace des adhérents MGF vous permet de communiquer avec les responsables et les membres de l’association.

Vous pouvez l’utiliser pour visualiser et modifier vos informations personnelles, trouver et contacter d’autres membres, et et consulter les documents administratifs tels que les comptes rendus des réunions officielles.

Ce guide est fait pour vous aider à utiliser cet espace, mais si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, n’hésitez pas à contacter le Gestionnaire du site internet.

Les instructions pour chacune de ces fonctions peuvent également être trouvées en cliquant sur “Aide” sur la page concernée.

Your Profile

Here is displayed all the information which you have provided to MGF as well as the duration of your subscription and your membership status.

Change your profile

Here you can change the personal details that you have given to MGF. You can also change your password but this is done from the Member Area home page. There are few restrictions as to what you can enter but remember that some items must always be present: first name, last name, town, country, email address. If you try to remove any of these, you will see any error message and the previous value of the item will be restored. When you have made all the changes that you need, click ‘Submit’. The changes will be made and your changed profile will be displayed.

Whenever this page is used to change your profile, you will receive an email to indicate that this has happened. This is a security measure to ensure that, if anybody other than you succeeds in getting access to your personal information, you will be aware it. If you receive such a message when you have not made any changes, you should contact the Membership Secretary immediately by replying to the email. If you have changed your email address, then the confirmatory message will also be sent to your old email address.

Votre profil

Ici sont affichées toutes les informations que vous avez fournies à MGF ainsi que la durée de votre adhésion et votre statut de membre.

Modifier votre profil

Vous pouvez ici modifier les données personnelles que vous avez fournies à MGF. Vous pouvez également changer votre mot de passe, mais cela se fait à partir de la page d’accueil de l’espace des adhérents. Il y a peu de restrictions quant à ce que vous pouvez saisir mais rappelez-vous que certains éléments doivent toujours être présents : prénom, nom, ville, pays, adresse mail. Si vous essayez de supprimer l’un de ces éléments, vous verrez apparaître un message d’erreur et la valeur précédente de l’élément sera rétablie. Lorsque vous avez effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur “Soumettre”. Les modifications seront effectuées et votre profil modifié sera affiché.

Chaque fois que cette page sera utilisée pour modifier votre profil, vous recevrez un courrier électronique vous indiquant que cela s’est produit. Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que, si quelqu’un d’autre que vous réussit à accéder à vos informations personnelles, vous en serez informé. Si vous recevez un tel message alors que vous n’avez apporté aucune modification, vous devez immédiatement contacter la secrétaire des adhésions en répondant au mail. Si vous avez changé d’adresse mail, le message de confirmation sera également envoyé à votre ancienne adresse.

Change your password

To change your password, click the link at the top of the list of Member Area functions and follow the instructions.

Modifier votre mot de passe

Pour modifier votre mot de passe, cliquez sur le lien en haut de la liste de fonctions dans l’espace des adhérents et suivez les instructions.

View Member Directory

The Directory of Members is a list of those members willing to be contacted by other members. You can only see the list if you are on the list yourself. To join the list, go to the ‘View and update your profile’ page in the Member Area and click the appropriate button. The change is effective immediately.

The Directory page lists those members who belong to it in alphabetical order. If you wish to find people living near you, select the ‘Display by Post Code’ button and click ‘Submit’. The list will be redisplayed in order of post code. You can change the order of the display by selecting ‘Ascending’ or ‘Descending’ button and clicking ‘Submit’.

If you wish to contact one of the members on the list, click on their name and a form will open in a new tab so that you can send them an email.



L’annuaire des membres

L’annuaire des membres est la liste des membres qui veulent bien être contactés par d’autres membres. Vous ne pouvez voir la liste que si vous êtes sur la liste vous-même. Pour rejoindre la liste, allez à la page ‘Visualiser et mettre à jour votre profil’ dans l’espace des adhérents et cliquez sur le bouton approprié. Le changement prend effet immédiatement.

La page de l’annuaire répertorie les membres qui en font partie par ordre alphabétique. Si vous souhaitez trouver des personnes vivant près de chez vous, sélectionnez le bouton “Afficher par code postal” et cliquez sur “Soumettre”. La liste sera réaffichée dans l’ordre du code postal. Vous pouvez modifier l’ordre d’affichage en sélectionnant le bouton “Ordre croissant” ou “Ordre décroissant” et en cliquant sur “Soumettre”.

Si vous souhaitez contacter l’un des membres de la liste, cliquez sur le nom et un formulaire s’ouvrira dans un nouvel onglet, vous permettant de lui envoyer un e-mail.

Contacting MGF management

If you wish to contact the MGF management (particularly if you have a query or suggestion to make about the website or this system), select ‘Contact the Management Committee’ on the home page of the Member Area. This will open an email form for you to use.

Contacter les responsables de MGF

Si vous souhaitez contacter les responsables de MGF (surtout si vous avez une question ou une suggestion à faire concernant le site Web ou ce système), sélectionnez ‘Contacter le Conseil d’administration’ sur la page accueil de l’espace des adhérents . Cela va ouvrir un formulaire mail que vous pourrez utiliser à cette fin.

Leaving the system

When you have finished using the system, click your name at top right of the dashboard and then click ‘Log Out’. If you wish to return to the website without logging off, click ‘Mediterranean Gardening France’ at top left of the dashboard.

Quitter le système

Lorsque vous aurez fini d’utiliser cet espace, cliquez sur votre nom en haut à droite sur le tableau de bord, puis sur “Se déconnecter”. Si vous voulez aller sur le site public sans vous déconnecter, cliquez sur “Mediterranean Gardening France” en haut à gauche du tableau de bord.

Lapsed Membership

Memberships expire on 31 December. If you do not renew your subscription by 31 March of the following year, your membership will lapse and you will no longer be able to sign in to this system. If you wish to rejoin MGF, contact the Membership Secretary.

Adhésions échues

Les adhésions expirent le 31 décembre. Si vous ne renouvelez pas votre adhésion avant le 31 mars de l’année suivante, votre adhésion deviendra caduque et vous ne pourrez plus vous connecter à ce système. Si vous souhaitez adhérer à nouveau MGF, contactez le secrétaire aux adhésions.

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